#48. Sub ochii legii: checklist pentru afacerea ta
compliance guide pentru antreprenori
Hello, lawreaders!
Sper că citești această ediție înconjurat de liniște și cu gândurile puse în ordine, nerăbdător pentru această minivacanță.
Ia lângă tine cafeaua și un carnețel pentru că te invit să trecem împreună peste o listă pe care e bine să o ai aproape atunci când te împiedici de întrebarea “Dar oare afacerea mea e în acord cu legea?”.
Citește în continuare despre componentele legale pe care afacerea ta trebuie să le îndeplinească pentru a fi compliant și notează, dacă te simți inspirat.
Până data viitoare,
Enjoy!
Dacă ai o întrebare despre tematicile abordate în această ediție, îmi poți scrie în comentarii. Mă găsești și la legallyremote.online, pe Instagram, Facebook sau LinkedIn.
Ne regăsim în călătoria unui antreprenor, de la zero la business.
Explorăm împreună 12 tematici, în 12 luni, fiecare dintre ele împărțite în 2 abordări diferite.
Iar până la final de an, vei avea o imagine clară despre gestionarea unei afaceri, vei avea cunoștințele juridice de bază care să te mențină protejat ca antreprenor, business și angajator, și vei obține noi modalități de gândire și căi strategice care să te ajute să te dezvolți în continuare.
Legally Remote
Deși ne pregătim de o minivacanță, eu mă pregătesc pentru LUBLINnovation.
Ca vicepreședinte și ambasador pentru România la European Legal Tech Association, voi ține o sesiune cuprinzătoare despre “Digitalization in Legal Practice: Enhancing Lawyers' Work and ELTA's Impact on Legal Tech Advancement”.
Abia aștept oportunitatea să discut cu oameni curioși și pasionați despre lucruri care mă pasionează și pe mine: legal word și digitalizarea.
Dacă e vreo șansă să fii în Lublin, Polonia, come say hi!
Important de știut
Cum știu dacă afacerea mea respectă legea?
La un nivel fundamental, probabil că fiecare dintre cei care încep o afacere știe că trebuie să respecte un sistem de legi.
Trebuie să operezi sub o formă juridică legală, trebuie să-ți desfășori activitățile conform cadrului legal, trebuie să declari venituri și să plătești taxe.
Dacă vrei să intri puțin mai în detaliu referitor la elementele de bază pe care trebuie să le respecți, poți (re)citi ediția aceasta din Artizan de Legal.
Însă astăzi mi-am propus să săpăm mai adânc căutând răspunsuri la această întrebare. Așa că hai să vedem ce poți face ca să te asiguri că afacerea ta respectă legea.
Identifică legile și reglementările pe care trebuie să le respecți și autorizațiile de care ai nevoie
Toate aceste elemente vor varia în funcție de industria în care activezi, tipul de business și locația de desfășurare a activităților. Este esențial să le identifici încă dinainte să-ți începi activitatea, deoarece uneori poate dura chiar și 6 luni ca să obții o autorizație de funcționare dacă ai nevoie de ea.
Stabilește politici și proceduri de conformitate
Odată ce afli ce reglementări și legi se aplică afacerii tale, poți începe să creezi propriul set de politici și proceduri care să sublinieze modul în care tu și angajații tăi veți acționa pentru a rămâne în conformitate cu legea. Aici poate fi vorba de regulamente de ordine interioară, de politici de lucru la distanță, politici privind protecția datelor, politici de interacțiune cu clienții și orice alte reguli pe care dorești să le așterni pe hârtie ca să-ți facă businessul mai ușor.
Instruiește angajații cu privire la respectarea legii
Conformitatea afacerii tale ține de întreaga organizație și modul în care aceasta funcționează, așa că angajații tăi trebuie să fie instruiți. De cele mai multe ori, vorbim nu doar de instruirile obligatorii prin lege (SSM, GDPR etc.), dar și cele nice to have pentru o armonizare a politicilor redactate și setarea unei culturi de transparență în cadrul organizației. Este nevoie de un angajament continuu din partea ta pentru a te asigura că personalul tău înțelege importanța conformității și modul în care acțiunile lor pot avea impact asupra afacerii.
Implementează controale interne
E util să stabilești unele controale sau proceduri interne în cadrul operațiunilor sau tranzacțiilor de zi cu zi. Prin controale și audituri regulate, vei putea să te asiguri că nu există lacune și vei putea identifica din timp eventualele puncte slabe.
Ține pasul cu modificările de lege
Ca antreprenor, depinde de tine să fii la curent cu orice modificări sau noi reglementări care îți pot afecta afacerea. Eu îți recomand consilierea juridică pentru a putea da la o parte această responsabilitate.
Securizează datelor sensibile
Protecția datelor este un aspect important al conformității. Protejează informațiile sensibile prin implementarea unor măsuri de securitate complexe, instruirea angajaților cu privire la confidențialitatea datelor și respectarea legilor aplicabile privind protecția datelor, în special Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR).
Monitorizează conformitatea furnizorilor
Dacă lucrezi cu furnizori sau antreprenori terți, conformitatea acestora este la fel de importantă. Ia în calcul să te asiguri că furnizorii tăi îndeplinesc aceleași standarde pe care le-ai stabilit pentru afacerea ta și vei putea reduce riscuri potențiale asociate cu furnizorii neconformi.
Stabilește un sistem de raportare
Creează un sistem pentru ca angajații tăi să poată raporta orice probleme de conformitate sau încălcări fără teama de represalii. Încurajează comunicarea deschisă și ia în serios orice nelămurire sau raportare. O simplă raportare săptămânală a sarcinilor îndeplinite și a obstacolelor de care s-au lovit te poate scăpa de multe dureri de cap.
Efectuează audituri de conformitate regulate
Auditurile de conformitate sunt o modalitate excelentă de a evalua eficacitatea procedurilor și a sistemului tău de conformitate. Poți lua în considerare utilizarea unui auditor extern pentru a revizui politicile, procedurile și controalele. Acest lucru va ajuta la identificarea oricăror lacune sau zone care necesită îmbunătățiri. Cel mai adesea, un avocat te poate ajuta în toate aceste procese, însă nu e întotdeauna suficient. În funcție de specificul business-ului, e posibil să fie nevoie de o echipă formată din mai mulți experți – în dezvoltare software, experți de securitate, ș.a.m.d.
Rămâi implicat
Conformitatea este un fapt în viața de afaceri. Încearcă să rămâi la curent cu evoluțiile din industrie, actualizările de reglementare și cele mai bune practici. Discută cu alte companii despre metodele lor. Fii deschis să adopți noi sisteme sau să introduci modificări pentru a te asigura că afacerea ta rămâne întotdeauna conformă.
Atenție! Conformitatea nu este doar un exercițiu de bifare a câtorva lucruri pe listă. Este vorba despre stabilirea unei culturi de etică și responsabilitate în cadrul afacerii tale. Urmând acești pași, poți pune o bază solidă pentru conformitate și îți poți proteja afacerea de riscuri inutile.
Abecedar juridic
Audit de conformitate – un proces de control pentru a asigura respectarea standardelor și reglementărilor specifice domeniului de activitate a companiilor.
Legal & Trivia
Europe: 10 out of 10! Filmele anului 2023 în Europa de văzut în minivacanță.
De la cititori: cum să-ți recapeți elanul să citești mai mult.
Câteva sfaturi în plus de la Forbes despre compliance.
Ni se schimbă trendurile de viață și asta ne afectează afacerile.
Ai auzit de slow travel?
Din auzite
După ce am scris aceste rânduri, am dat play episodului pe care ți-l las și ție mai jos – de ascultat după ce citești.
O conversație refreshing & rewarding cu Trevor Noah despre compasiune și alienare socială. Candoare, autenticitate și lejeritate într-o conversație care poate părea dificilă.
Sper să-ți facă plăcere să o asculți, printre razele de soare de mai.
Ne citim din nou aici, joi, 16 mai. Până atunci, try to stay out of trouble.
Ana-Maria ❤️